Dit persbericht gaat over een nieuw samenwerkingsverband tussen vijf Zuid-Hollandse archiefinstanties, die vanaf nu én met terugwerkende kracht hun archiefinventarissen ('toegangen') gaan overzetten in één standaard taal. Vervolgens komt er een webstek (gefacilliteerd door het Erfgoedhuis) waar al die toegangen te raadplegen zijn. Waardoor dus de deelnemende archieventoegangen vanaf één locatie doorzoekbaar zijn.

De taal waar mee gewerkt zal worden is EAD/XML. EAD is de beschrijvingsstandaard voor archieven en XML is een standaard coderingssysteem. Omdat de deelnemende archieven platform-onafhankelijk en de programma's puur tekstgericht zijn is het de verwachting dat de overzichten de komende decennia zonder problemen te raadplegen zullen zijn.

Eind vorige maand is bekend geworden dat voor het Gemeentearchief Schiedam, samen met nog vier andere archiefinstellingen, bijna 66.000 euro subsidie van het Rijk beschikbaar komt voor het project “Zuid-Hollandse Collecties Digitaal” in het kader van de subsidieregeling “Digitaliseren met beleid”.

Zuid-Hollandse Collecties Digitaal is een project, waarin archiefinstellingen de toegangen tot hun collecties ontsluiten en beschikbaar stellen aan het publiek via één website. Deze moet over enkele maanden de lucht in gaan en is onderdeel van het Erfgoedhuis Zuid-Holland, dat op verschillende manieren het erfgoed van Zuid-Holland wil helpen beheren, benutten en beleven. Het einddoel is een laagdrempelig portaal met een ruime hoeveelheid collecties en verhalen. Hiervoor moeten de verschillende systemen van de archieven eerst op elkaar aansluiten en omgezet worden naar dezelfde computertaal.

Veel archiefinstellingen hebben nu hun collecties nog niet online en er is een grote diversiteit aan systemen voor opslag, beheer en publicatie. Door deze gelijk te trekken zal de virtuele toegankelijkheid van alle Zuid-Hollandse collecties enorm verbeteren en de zoekfunctie veel betere en uitgebreidere resultaten kunnen geven.

Motivatie

Dit blijkt ook uit de motivering van de adviescommissie voor de subsidieregeling: “Het archievenveld is groot en versnipperd en de samenwerking binnen dit project kan daarin een doorbraak leveren.” Vandaar dat van de zestien door de adviescommissie beoordeelde aanvragen Zuid-Hollandse Collecties Digitaal op de tweede plaats werd gerangschikt.

Het project is een initiatief van stad- en streekarchieven uit Vlaardingen, Dordrecht, Goeree-Overflakkee, Delft en Schiedam. De looptijd van het project, dat officieel op 1 januari volgend jaar van start gaat, is twee jaar. Het merendeel van het subsidiebedrag à 65.888 euro gaat naar het Gemeentearchief Schiedam, als pilot-organisatie.

Met de nieuwe subsidieregeling “Digitaliseren met beleid” wil het ministerie van OCW het digitaliseringsproces duurzaam inbedden in organisatie, beleid en werkprocessen van culturele erfgoedinstellingen. Het doel is erfgoed beter toegankelijk, vindbaar en bruikbaar te maken voor iedereen, nu en in de toekomst!