Bezoekersreglement gemeentearchief Schiedam

 

Het bezoekersreglement heeft tot doel het in optimale conditie houden van de archieven en collecties, mede met het oog op het gebruik door toekomstige generaties. De bepalingen in dit reglement zijn er tevens op gericht iedereen de gelegenheid te bieden ongestoord onderzoek te doen.

 

1. Algemene voorschriften

 

1.1     Het gemeentearchief is open op dinsdag t/m donderdag van 9.00-17.00 uur.

 

1.2     In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris besluiten tot sluiting of beperking van de openingstijden.

 

1.3     Bij ieder bezoek dient u zich te melden bij de receptiebalie van het gemeentearchief.

 

1.4     Bezoekers hebben uitsluitend toegang tot de openbare ruimten van het gemeentearchief.

 

1.5     Huisdieren hebben geen toegang tot het gemeentearchief.

 

1.6     In het gemeentearchief geldt een rookverbod.

 

1.7     Jassen, tassen, koffers en dergelijke mogen niet in de studiezaal meegenomen worden. Deze dienen achtergelaten te worden in de garderobe en/of de afsluitbare kluisjes in de hal. Het gemeentearchief is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van meegebrachte eigendommen.

 

1.8     Het meenemen of gebruiken van etenswaar en drank is niet toegestaan in de studiezaal. Voor het nuttigen van eten en drinken is ruimte gereserveerd bij de receptie. Bezoekers kunnen ook gebruik maken van de faciliteiten van het bedrijfsrestaurant.

 

1.9     De studiezaal is een stiltegebied. Bezoekers dienen zacht met elkaar te praten en zich anderszins zodanig te gedragen dat anderen niet worden gestoord in hun onderzoek.

 

1.10   Mobiele telefoons dienen in de studiezaal uitgezet te worden ter wille van uw medebezoekers.

 

1.11   Bij brand of andere calamiteiten, alsmede bij ontruimingsoefeningen zijn bezoekers verplicht gehoor te geven aan aanwijzingen of instructies van de archiefmedewerkers.

 

1.12   In geval van constatering van diefstal zal de politie gewaarschuwd worden.

 

 

2. Raadplegen van bescheiden

 

2.1     De raadpleging van de bescheiden is kosteloos.

 

2.2     Al het materiaal dat in de studiezaal aanwezig is, kan door de bezoeker worden geraadpleegd. Bij raadpleging van boeken of microfiches, dient een daarvoor bestemde steekkaart op de plaats van het boek of microfiche gezet te worden.

 

2.3     Archiefstukken dienen te worden aangevraagd via de pc’s in de studiezaal. Om veiligheidsredenen kunnen per keer maximaal tien stukken aangevraagd worden.

 

2.4     Voor het aanvragen van boeken die niet in de studiezaal staan dient men een aanvraagbriefje in te vullen. Deze bevinden zich in de bakjes op de tafels.

 

2.5     Bescheiden kunnen tot een half uur voor sluitingstijd worden aangevraagd.

 

2.6     De bezoeker is persoonlijk aansprakelijk voor het aan hem ter beschikking gestelde materiaal en dient de uiterste zorgvuldigheid te betrachten ten aanzien van de te raadplegen bescheiden:

          -      originelen worden uitsluitend op de daartoe bestemde tafels geraadpleegd;

          -      de volgorde van de archiefstukken die door de bezoeker geraadpleegd worden, mag niet veranderd worden.

          -      voor het maken van aantekeningen mag alleen een potlood of computer gebruikt worden, waarbij het materiaal niet als onderlegger gebruikt wordt;

          -      het bevochtigen van de vinger bij omslaan is niet toegestaan;

          -      het is niet toegestaan in de te raadplegen bescheiden aantekeningen te maken, tekens te plaatsen, vouwen te leggen of op andere wijze beschadigingen aan te brengen.

 

2.7     Bezoekers dienen bij raadpleging van originele archiefstukken hand-gel te gebruiken. De dispenser is te vinden bij de toegang van de studiezaal.

 

2.8     Geraadpleegde stukken kunnen tot maximaal twee weken gereserveerd worden door het invullen van een reserveringsbriefje.

 

2.9     De gemeentearchivaris stelt de in het gemeentearchief berustende archiefbescheiden aan de verzoeker         ter raadpleging of gebruik beschikbaar tenzij:

          -      de Archiefwet 1995 beperkingen aan de openbaarheid stelt (overheidsarchief), of anderszins beperkende bepalingen zijn gesteld (particulier archief);

          -      de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of de bescheiden aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd;

          -      er duplicaten of reproducties van de archiefbescheiden aanwezig zijn, omdat de aard of de mate van raadpleging of gebruik van de originelen een ernstige bedreiging vormt voor de toestand.

 

2.10   Een verzoek tot opheffing van de raadpleegbeperking dient schriftelijk ingediend te worden. Toe- of afwijzing van het verzoek vindt schriftelijk plaats.

 

2.11   Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Bij publicatie dient de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen zodanig te geschieden dat de belangen van deze personen niet onevenredig worden geschaad

 

3. Reproducties

 

1. 1. Het vervaardigen en leveren van scans of foto’s van originele archiefbescheiden en bibliotheekboeken en van beeldmateriaal dat digitaal beschikbaar is via de beeldbank van het gemeentearchief, geschiedt door het gemeentearchief voor rekening van de aanvrager tegen een door de gemeenteraad jaarlijks vastgesteld tarief.
       

3.2     Als reproductie, met het oog op de materiële staat of het formaat van de stukken, niet verantwoord is, kan de studiezaalmedewerker een verzoek om scans of foto’s afwijzen.

 

3.3     Bezoekers kunnen bescheiden zelf fotograferen na toestemming van de gemeentearchivaris of een door hem aangewezen ambtenaar. Hierbij mag geen gebruik gemaakt worden van extra lichtbronnen.

 

3.4     Het gebruik van handscanners is niet toegestaan, omdat dit de goede staat van de stukken in gevaar brengt.

 

3.5     Archiefstukken die niet openbaar zijn, maar waarvoor onder bepaalde voorwaarden wel toestemming tot raadpleging is gegeven, mogen niet gereproduceerd worden.

 

4. Klachten en geschillen

 

4.1     De Gemeente Schiedam beschikt over een interne klachtenregeling. De procedure hoe te handelen in geval van een klacht is opvraagbaar bij de receptiebalie van het gemeentearchief.

 

5. Slotbepaling

 

5.1     Bezoekers die weigeren zich te gedragen naar de in dit reglement gestelde voorschriften, kan onmiddellijk een verder verblijf in het archief worden ontzegd.

 

Aldus vastgesteld door

 

Drs. L.R. Priester,  Gemeentearchivaris

op 1 oktober 2023